1. 문서 작성
가. 기안문 서식
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* * 중 학 교 수신자 × 경상남도진주교육청교육장 (교육과장 ) (경유) 제 목 × 문서작성 요령 1. *첫째 항목 ○○○○○○○○○○○○ ×가.*둘째 항목 ○○○○○○○○○○○○ ××1)*셋째 항목 ○○○○○○○○○○○○ ×××가)*넷째 항목 ○○○○○○○○○○○○ ××××(1)*다섯째 항목 ○○○○○○○○○○○○ ×××××(가)*여섯째 항목 ○○○○○○○○○○○○ 붙임 **중학교장 ꃡ 기안자(직위/직급) 서명 검토자(직위/직급) 서명 결재권자 (직위/직급) 서명 협조자(직위/직급) 서명 시행 신등초등학교-일련번호 (2008.12.18) 접수 처리과명-일련번호 (접수일자) 우 630-852 경남 창원시 대산면 제동리 456-44 / http://www.sind.es.kr/ 전화 (055 ) 252-4276 전송 (055 ) 252-4270 / 공무원의 공식 전자우편주소 / 공개구분 |
12나. 기안문 작성 요령
1) 행정기관명 : 그 문서를 기안한 부서가 속한 행정기관 명을 기재한다.
2) 수신자( ) : 수신자명 또는 수신자기호를 먼저 쓰고, 이어서 괄호 안에는 처리할 자(보조기관 또는 보좌기관을 말한다)의 직위를 쓰되, 처리할 자의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당과장 등으로 쓰며, 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고, 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본 선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다.
3) (경유) : 경유문서인 경우에 (경유)란에 “이 문서는 경유기관의 장은 ○○○(또는 제1차 경유기관의 장은 ○○○, 제2차 경유기관의 장은 ○○○)이고, 최종 수신기관의 장은 ○○○ 입니다.”라고 표시하고, 경유기관의 장은 제목란에 “경유문서의 이송”이라고 표시하여 순차적으로 이송하여야 한다.
4) 제목 : 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고, 명확하게 기재한다.
5) 내용 : ×표시는 한글 1자(2타) *표시는 숫자 1자(1타)를 띄우고, 본문이 끝났을 경우는 1자(2타)를 띄우고 “끝”자 를 쓴다.(예시, ---------바랍니다.×끝.)
6) 붙임이 있을 경우 : (예시, 붙임 1. 서식 승인 목록 1 부
2. 승인서식 2부×끝)
※본문 또는 붙임의 표시 문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우 다음 줄의 왼쪽 기본 선에서 1자를 띄우고 “끝”자를 표시한다. (예시,붙임--------------1부
×끝)
※문서에 금액을 표시할 때(예시, 금250,750원(금이십오만칠백오십원정)
7) 발신명의 : 합의제 행정기관 또는 행정기관의 장의 명의를 기재하고, 보조(좌)기관 상호간에 발신하는 문서는 그 보조(좌)기관 명의를 기재한다.
8) 기안자․검토자․협조자․결재권자의 직위/직급 : 직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다. 다만, 기관장과 부기관장의 직위는 간략하게 쓴다.
9) 시행 처리과명-일련번호 (시행일자) 접수 처리과명-일련번호 (접수일자) : 처리과명( 처리과가 없는 행정기관은 10자 이내의 행정기관명의 약칭)을 기재하고, 일련번호는 연도별 일련번호를 기재하며, 시행일자와 접수일자란에는 연월일을 각각 온점(.)을 찍어 숫자로 기재한다. 다만, 민원문서인 경우로서 필요한 경우에는 시행일자와 접수일자란에 시․분까지 기재한다.
10) 우 주 소 : 우편번호를 기재한 다음, 행정기관이 위치한 도로명 및 건물번호 다음에 괄호 하여 주소를 기재하고, 사무실이 위치한 층수와 호수를 괄호 안에 기재한다.(예) 우110-034 서울특별시 종로구 효자로 39(창성동 117) (2층 208호)
11) 홈페이지 주소: 행정기관의 홈페이지 주소 기재(예, www.sind.es.kr)
12) 전화 ( ) 전송 ( ): 전화번호와 모사전송번호를 각각 기재하되, ( )안에는 지역번호를 기재한다. 기관 내부문서의 경우는 구내 전화번호를 기재한다.
13) 공무원의 공식 전자우편주소 : 행정기관에서 부여한 전자우편주소.
14) 공개구분 : 부분공개․비공개인 경우에는 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제16조의 규정에 의한 공개여부 구분 번호를 선택하여 ( )안에 표시한다.
15) 기안자․검토자 및 결재권자 (직위/직급) 서명 : “기안자․검토자 및 결재권자”의 용어는 표시하지 아니하고, 직위/직급을 쓰고 서명한다.
16) 협조자(직위/직급) 서명 : “협조자”의 용어를 표시한 다음, 이어서 직위/직급을 쓰고 서명한다.
17) 전결 및 서명표시 위치 : <예시> 교감이 전결하는 경우의 표시
-교사 김경환 교무부장 남광수 교감 전결 김문수
18) 전결․대결 및 서명표시 위치 : <예시> 과장 전결사항인 문서를 그 직무를 대리하는 자가 대결하는 경우-장학사 안성미 장학관 대결 남관수 교육정보화과장
※ 발의자(★)․보고자(◉)의 표시는 직위 또는 직급 앞 또는 위에 한다.
※ “수신자”는 “받는 자”로 사용할 수 있다.
※“서명”이라 함은 공문서(전자문서 제외)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말함.
※보조(좌)기관, 총괄책임자 또는 업무분담자의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 경우 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유 명시.
※문서의 성립 요건은 (1) 정당한 권한이 있는 공무원이, (2) 직무의 범위 내에서 공무상 작성하고, (3) 결재권자의 결재가 있어야 한다.
※문서의 효력 발생 시기는 (1) 일반문서는 수신자에게 도달된 때에, (2)공고문서는 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날에(단, 법령에 규정되어 있거나, 특별히 명시되어 있는 경우는 그에 의한다.), 3) 전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록된 때에 효력이 발생한다.
다. 기안문 작성시 유의사항
1) 정확성(바른 글)
가) 6하 원칙에 의하여 작성한다.
나) 애매한 표현이나 과장된 표현을 피한다.
※ 애매한 문장의 사례
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『광복절기념행사에 직원 2명을 참석하도록 하시기 바랍니다.』 |
<의문사항>
․ 직원 2명의 성별 및 직급불분명
․ 각과에서 2명인지, 국 전체에서 2명인지 불분명
․ 직원 2명이 참석자인지, 행사지원요원인지 불분명
2) 신속성(이해가 빠른 글)
가) 문장은 짧게 끊어서 개조식으로 쓴다.
나) 가급적 먼저 결론을 쓰고 그 다음에 이유 또는 설명을 쓴다.
3) 용이성(쉬운 글)
가) 읽기 쉽고 알기 쉬운 말을 쓴다.
나) 한자나 어려운 전문용어는 피한다. 한자 또는 전문용어를 쓸 필요가 있을 때에는 ( )를 하여 한자를 쓰거나 용어의 해설을 붙인다.
다) 받는 사람의 이해력과 독해력을 고려하여 쓴다.
라) 다루기 쉽게 1건 1매주의(1매 BEST)로 한다.
4) 경제성(효율성이 있는 글)
가) 일상 반복적인 업무는 표준 기안문을 활용한다.
나) 용지의 규격․지질을 표준화한다.
다) 서식을 통일한다.
라) 문자를 부호화하여 활용한다.
5) 성실성(호감이 가는 글)
가) 적절한 경어를 사용한다.
나) 감정적․위압적인 과격한 표현을 쓰지 않는다.
라. 검토자의 검토사항
1) 형식면
가) 법령의 형식요건을 구비하고 있는가
나) 소관사항임에 틀림없는가
다) 결재권자의 표시는 적정한가
라) 협조부서의 합의는 거쳤는가
마) 사무의 절차는 잘못이 없는가
바) 수신자 및 발신자 등의 표시는 착오가 없는가
2) 내용면
<법률적 검토>
가) 허가․인가․승인 등에 대한 법정요건은 무엇이며 그 요건을 충족하고 있는가
나) 의결기관의 의결사항은 아닌가 또는 의결을 거쳤는가
다) 법정의 경유기관은 거쳤는가
라) 법정의 기한, 조건 등이 붙어 있지 않은가 또는 그 기한, 조건 등을 충족하고 있는가
마) 시효와의 관계는 어떤가
바) 법령․예규․지시 등에 위배되지 않는가
<행정적 검토>
가) 공공복지와의 관계는 어떤가
나) 재량의 적부범위는 적합한가
다) 여론에 대한 영향은 어떤가
라) 관례나 선례는 어떻게 되어 있는가
마) 처리는 지연되지 아니 하였는가
바) 경과조치가 필요한 사항이 아닌가
사) 필요한 사항이 빠져 있지 않은가
< 경제적 검토 >
가) 과다한 경비투입을 요하는 사항이 아닌가
나) 예산상의 조치가 필요한 것이 아닌가
다) 경비를 보다 절약할 수 있는 다른 대안은 없는가
마. 검토자의 수 제한
행정기관의 장은 결재권자의 결재에 이르기까지 검토자의 수가 2인을 넘지 않도록 노력하여야 한다. 이는 결재단계가 3단계 이내가 되도록 행정기관의 장에게 노력의무를 부과하기 위한 것이다.
2. 학교 사무 관리
가. 학교사무란?
1) 교육행정
행정은 공공정책의 수행이나 집행을 목적으로 하는 모든 작용 (Leonard D. White), 교육행정은 일반적으로 교육활동의 목표를 설정하고 그 목 표달성에 필요한 인적ㆍ물적 조건을 정비 확립하고, 목표 달성을 위한 활동으로 협동적이고 조직적 작용.
2) 학교사무
교육행정의 일부분이며 동시에 교육활동에 수반되는 지원적 보조 활동이다. 일반적으로 교육행정을 수행하는 과정에서 수반되는 제반 교직원 인사ㆍ학생 및 교육내용에 관한 사항․시설과 재무에 관한 행정은 물론 교육활동의 계획과 조직ㆍ연구와 홍보에 이르기까지 모든 영역의 교육행정 활동은 그 본질적 부분으로서의 운영면과 사무적인 면이 있다.
3) 사무의 분장
각 처리과의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소재의 명확을 기하기 위하여 소관사무를 단위업무별로 분장하되, 소속 공무원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.
4) 사무의 인계ㆍ인수
가) 사무인계ㆍ인수서는 문서로 작성하여야 한다.
공무원이 인사발령 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 사무를 인계ㆍ인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행사항ㆍ관계문서ㆍ자료 기타 업무와 관련되는 사항을 구체적으로 문서로 작성하여 인계ㆍ인수하여야 한다.
나) 사무인계ㆍ인수서는 1부를 작성하여 처리과에서 보존한다.
다) 후임자가 없는 경우에는 직무대리자에게 사무를 인계한다.
후임자가 정하여지지 아니한 경우 기타 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자에게 사무를 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게된 때에 즉시 이를 인계하여야 한다.
나. 사무의 종류
1) 본래사무
국가의 존립ㆍ유지와 공공의 복지증진이라는 행정목적의 달성에 직접적으로 기여할 수 있도록 기능별로 분화된 각 행정조직 고유의 사무를 말한다『본래사무』를 『업무』라고도 한다.
2) 지원사무
행정목적 달성을 위한 수단과 방법을 제공하는 일을 말한다 예를 들면, ‘전자정부에 대비한 문서 관리 제도의 혁신’이라는 행정목적 달성을 위해 수행하는 ‘문서처리 절차의 재설계’, ‘문서관리제도의 혁신방안에 대한 설문조사'등이다.
다. 사무 관리란?
관리란 업무수행을 계획, 조직, 지휘, 조정, 통제하는 활동이다. 즉, 관리란 인간, 기계, 재료, 방법 등을 잘 활용ㆍ조정하여 목표한 성과를 달성하기 위한 행위를 말한다. 관리는 그 자체가 목적이 아니라, 목적 달성을 위한 하나의 수단이다. 사무관리는 “사무작업을 능률화하고 사무비용을 경제화하기 위한 각종 관리활동”을 말하는 것이다. 사무관리의 2대축은 사무작업의 능률화와 사무비용의 경제화이다.
1) 사무관리의 목적은 행정기관의 사무관리에 관한 사항을 정함으로써 사무의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화와 및 정보화를 기하여 행정의 능률을 높이기 위함이다.
2) 행정기관의 사무는 용이성ㆍ정확성ㆍ신속성 및 경제성이 확보될 수 있 도록 관리해야하는 것이 사무관리의 원칙이다.
< 참 고 문 헌 >
1. 행정자치부, "2004 사무관리 실무편람" 2004
2. 한국교원단체총연합회, "교원과 교직실무" 2004
3. 교학사, "교육법전"(사무관리규정및사무관리시행규칙) 2008
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